淺談如何做到重要空白憑證領(lǐng)用交接不留空擋

   目前，農(nóng)商行重要空白憑證的管理模式基本一致，但在個(gè)別細(xì)節(jié)上仍然五花八門，各持己見。管理不一致的地方大致如下：
 
   一、領(lǐng)取人從行機(jī)關(guān)領(lǐng)入重要空白憑證后，把憑證交給憑證管理員（一名主管柜員）時(shí)，領(lǐng)取人與管理員之間未做交接登記。
 
   二、憑證領(lǐng)取人從行機(jī)關(guān)領(lǐng)取憑證后，讓憑證管理員（一名主管柜員）記賬，做重要空白憑證入庫，而憑證卻由自己保管。理由是憑證實(shí)物與賬務(wù)分管。
 
   三、從行機(jī)關(guān)領(lǐng)入憑證后，不在《重要空白憑證領(lǐng)用登記薄》上登記領(lǐng)入的何種憑證、何時(shí)領(lǐng)入、共多少份、由誰領(lǐng)入等內(nèi)容，而是直接把領(lǐng)到的憑證全部分發(fā)給綜合柜員，從各綜合柜員憑證領(lǐng)用銷號登記薄上加總，才能看出何時(shí)從行機(jī)關(guān)領(lǐng)入多少憑證。
 
   重要空白憑證領(lǐng)入后無論如何管理，都應(yīng)做到領(lǐng)用交接要銜接不留空檔。以上幾種管理方式，均存在著領(lǐng)用交接不連接情況。
第一種情況：領(lǐng)取人與管理員之間未做交接登記，很明顯存在交接不連接問題。
 
   第二種情況：憑證實(shí)物與賬務(wù)分管看似管理嚴(yán)密，但實(shí)際到農(nóng)商行如此管理時(shí)卻存在些許不妥。因?yàn)楫?dāng)綜合柜員領(lǐng)取憑證時(shí)，管理賬務(wù)的主管柜員需要出庫，憑證實(shí)物管理員需要交給綜合柜員憑證，綜合柜員在領(lǐng)取憑證后，還要在重要空白憑證領(lǐng)用銷號本上登記“從誰的手里領(lǐng)入”。大部分綜合柜員都是登記從主管柜員處領(lǐng)入。這就意味著：從字面上分析，當(dāng)主管與綜合柜員之間交接的憑證出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)，憑證實(shí)物管理員就可以免于責(zé)任。責(zé)任分不清時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。
 
   第三種情況：這種情況是自去年下半年省聯(lián)社重要空白憑證專項(xiàng)檢查后，只有一個(gè)網(wǎng)點(diǎn)的農(nóng)商行采取的最多的方法。因?yàn)檗r(nóng)商行從行機(jī)關(guān)一次領(lǐng)取的憑證很少，為了省事，領(lǐng)取人直接把手中所有的憑證一次性分發(fā)給綜合柜員。因?yàn)轭I(lǐng)取人不做領(lǐng)入登記，所以只有通過對各綜合柜員的重要空白憑證領(lǐng)用銷號登記加總，才能算出來領(lǐng)用人究竟從總行領(lǐng)取多少憑證，當(dāng)加總的數(shù)據(jù)與從總行領(lǐng)取的憑證不相符時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，而且這種風(fēng)險(xiǎn)不容易發(fā)現(xiàn)，也不容易引起人的注意。
 
   具體應(yīng)怎樣操作才對，很多人無法從現(xiàn)有的工具書、資料中找到完整的答案。蟻穴雖小，但能決堤。以上所述問題雖小，卻令人擔(dān)憂。鑒于此，筆者根據(jù)農(nóng)商行的實(shí)際情況，淺談一下自己的看法。

   因?yàn)檗r(nóng)商行人員分布不均衡，所以個(gè)別農(nóng)商行并沒有太多人員分管憑證實(shí)物和賬務(wù)（特別是只有一個(gè)網(wǎng)點(diǎn)的農(nóng)商行）。那么，怎樣才能在人員少的情況下，重要空白憑證又要避免出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)呢？筆者認(rèn)為，對于網(wǎng)點(diǎn)少、人員少的農(nóng)商行，在從行機(jī)關(guān)領(lǐng)取憑證后，重要空白憑證的管理應(yīng)當(dāng)做到“四步走”。
 
   第一步，從行機(jī)關(guān)領(lǐng)入憑證后，領(lǐng)入人應(yīng)該首先在自己的《重要空白憑證登記薄》上做詳細(xì)的領(lǐng)入登記，登記內(nèi)容與行機(jī)關(guān)登記內(nèi)容完全一致。這是非常重要的一點(diǎn)。
 
   第二步，領(lǐng)取人把從行機(jī)關(guān)領(lǐng)取的憑證交給憑證管理員（一名主管柜員），領(lǐng)取人在《重要空白憑證登記薄》上做詳細(xì)的交出登記。實(shí)行柜員制后，主管柜員均有自己的尾箱，所以這名管理憑證的主管柜員在接到空白憑證的同時(shí)，填寫《重要空白憑證登記薄》領(lǐng)入登記，登記內(nèi)容與領(lǐng)取人交出登記完全一致，并做重要空白憑證入庫賬務(wù)。賬務(wù)與實(shí)務(wù)為一人管理，同時(shí)節(jié)省了人力。
 
   第三步，綜合柜員從主管柜員處領(lǐng)用憑證時(shí)，主管柜員在《重要空白憑證登記薄》上做詳細(xì)的交出登記，同時(shí)綜合柜員做《有價(jià)單證及空白憑證登記薄》領(lǐng)用登記，登記內(nèi)容與主管柜員交出時(shí)登記的內(nèi)容完全吻合。
 
   第四步，綜合柜員每用一張憑證，就要在《有價(jià)單證及空白憑證登記薄》做詳細(xì)的銷號記錄。
 
   從行機(jī)關(guān)領(lǐng)取的重要空白憑證通過領(lǐng)取人、憑證管理人、綜合柜員之間嚴(yán)密的領(lǐng)用、交接銜接的登記，保證了重要空白憑證從行機(jī)關(guān)領(lǐng)取到綜合柜員領(lǐng)用銷號不出差錯(cuò)，即使出現(xiàn)差錯(cuò)，從各自銜接的登記中，也很容易找出差錯(cuò)責(zé)任人，做到責(zé)任分明。