為了響應(yīng)省行在2011年提出的“雙基”活動(dòng)的號(hào)召，湘江支行在2011年第一季度全行會(huì)計(jì)營(yíng)運(yùn)條線開(kāi)展了登記簿競(jìng)賽的活動(dòng)，并在全行會(huì)計(jì)營(yíng)運(yùn)條線內(nèi)征求對(duì)現(xiàn)行登記簿進(jìn)一步規(guī)范管理的意見(jiàn)，作為基層行委派營(yíng)業(yè)主管，有感于實(shí)際工作中的一些操作問(wèn)題，特對(duì)登記簿的改革提出自己的設(shè)想，以作拋磚引玉。
會(huì)計(jì)登記簿是為了對(duì)某些業(yè)務(wù)備忘、控制和管理而設(shè)置的輔助性會(huì)計(jì)賬簿。其設(shè)置原則為，現(xiàn)有交易和核算系統(tǒng)或其他會(huì)計(jì)手段產(chǎn)生的信息無(wú)法滿足備忘、備查和備核等管理要求時(shí)，設(shè)置相應(yīng)的會(huì)計(jì)登記簿。登記簿的使用，對(duì)于防范操作風(fēng)險(xiǎn)有著很重要的作用，但隨著我行業(yè)務(wù)發(fā)展加快，手工登記簿也越來(lái)越暴露出一些問(wèn)題，因此電子化管理應(yīng)該是我行登記簿管理發(fā)展的一個(gè)方向，現(xiàn)就我行會(huì)計(jì)登記簿電子化作一些分析。
一、我行登記簿的現(xiàn)狀：
現(xiàn)在我行登記簿是使用2010年優(yōu)化整合后的登記簿，使用統(tǒng)一規(guī)范的登記簿格式，為登記簿電子化奠定了基礎(chǔ)。
二、紙質(zhì)登記簿存在的問(wèn)題：
1.基層工作量大，登記簿多，有的柜員管理各類登記簿10多個(gè)，僅僅是登記簿就要花很多時(shí)間登記，易造成員工敷衍了事，影響工作質(zhì)量和效率。
2.資源浪費(fèi)，一是沒(méi)有充分利用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)資源而使用手工登記；二是紙張浪費(fèi)嚴(yán)重，增加費(fèi)用成本，其一有些設(shè)置的登記簿一年登記尚未過(guò)半，有些只有幾筆就不使用了，其二有的基層行處為追求登記簿完美或?yàn)闄z查驗(yàn)收，重登多，有時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤就通通重來(lái)，有時(shí)一本登記簿登記幾頁(yè)就作廢重登，其三是調(diào)整更新時(shí)浪費(fèi)大，原有印制的大量登記簿都要作廢，在全行范圍內(nèi)這種浪費(fèi)是驚人的，不符合當(dāng)前建設(shè)“兩型”社會(huì)的要求。
3.手工登記簿要求高，既要求規(guī)范填寫(xiě)、筆跡一致，但又受人為因素影響大，出錯(cuò)率高，準(zhǔn)確性不夠。
4.難以保證及時(shí)準(zhǔn)確登記，登記不到位或提前或延后登記，有的補(bǔ)簽字補(bǔ)簽章，有的為應(yīng)付檢查甚至突擊登記，有的補(bǔ)簽字找人代簽，失去登記簿本來(lái)應(yīng)有作用，違規(guī)現(xiàn)象難以禁止，屢查屢犯，合規(guī)性難以保證。
5.手工登記簿長(zhǎng)期保管難，不僅占用大量庫(kù)房且有易損壞易遺失易涂改的風(fēng)險(xiǎn)，且查閱不便。
6. 保密性不強(qiáng)，在簽收、使用、保存、裝訂歸檔、搬運(yùn)過(guò)程中容易泄露有關(guān)機(jī)密，潛在風(fēng)險(xiǎn)。
7.各條線管理部門對(duì)登記簿使用要求不一樣。
8.手工登記簿易作假賬，為不法分子提供可乘之機(jī)，潛在操作風(fēng)險(xiǎn)。
9.對(duì)各級(jí)各條線檢查人員要求高，必須熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)制度。
三、對(duì)策：
隨著我行業(yè)務(wù)發(fā)展加快和內(nèi)控管理工作日趨規(guī)范的要求，對(duì)核算要求越來(lái)越嚴(yán)密，我行員工應(yīng)充分利用現(xiàn)有系統(tǒng)資源，能導(dǎo)出的就導(dǎo)出，不能導(dǎo)出的就手工錄入，對(duì)登記簿實(shí)行電子化管理。同時(shí)我行支票影像系統(tǒng)、電子印鑒的先后推出，電子掃描儀的使用，也為電子登記簿的推出提供了技術(shù)上的基礎(chǔ)。
四、登記簿電子化工作設(shè)想：
1.首先要明確各級(jí)核算主體可設(shè)置應(yīng)設(shè)置哪些登記簿，各崗位柜員可設(shè)置應(yīng)設(shè)置哪些登記簿，做到明確規(guī)定，不重復(fù)。對(duì)于部分需客戶簽收的登記簿，可以不在登記簿上簽收，可以設(shè)置注明見(jiàn)經(jīng)辦柜員的影像憑證。
2.實(shí)用是關(guān)鍵，要根據(jù)當(dāng)前優(yōu)化整合后的登記簿設(shè)置，也要便于操作，不失其功能，達(dá)到事半功倍，提高工作效率。系統(tǒng)內(nèi)可設(shè)置會(huì)計(jì)登記簿功能，菜單里有各類登記簿，有登記、維護(hù)、查詢、打印等功能等。
3.可操作性，系統(tǒng)對(duì)每筆交易涉及到的登記簿能聯(lián)動(dòng)處理，能自動(dòng)錄入的就自動(dòng)錄入，不能自動(dòng)錄入的就聯(lián)動(dòng)手工錄入，做到實(shí)時(shí)登記，可以通過(guò)授權(quán)修改，并可打印。
4.先進(jìn)性，電子登記簿如果要素未錄入，則不能通過(guò)，系統(tǒng)內(nèi)員工交接未簽收應(yīng)有提示，同時(shí)要考慮滿足未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展需要。
5.可擴(kuò)展，便于以后業(yè)務(wù)發(fā)展增加新的功能，可及時(shí)統(tǒng)一調(diào)整變化。當(dāng)然現(xiàn)有登記簿也可逐步電子化。
6.安全性，通過(guò)設(shè)置不同權(quán)限，分為操作崗、查詢崗、管理崗，并設(shè)置查詢管理級(jí)別，還可設(shè)置密碼或指紋驗(yàn)證。
五、電子登記簿的優(yōu)點(diǎn)：
1.可以實(shí)現(xiàn)登記簿在線實(shí)時(shí)登記，避免漏登，事后補(bǔ)登，可以監(jiān)測(cè)登記簿是否實(shí)時(shí)登記，及時(shí)簽收。
2.登記簿內(nèi)容合規(guī)性可以通過(guò)自動(dòng)對(duì)比，通過(guò)提示及時(shí)完善。
3.數(shù)據(jù)共享，通過(guò)權(quán)限設(shè)置，便于系統(tǒng)內(nèi)各管理部門查閱，避免上級(jí)不同部門重復(fù)要下級(jí)行報(bào)送數(shù)據(jù)，減少基層行負(fù)擔(dān)。
4.充分實(shí)現(xiàn)事前提醒、事中控制、事后監(jiān)督、管理部門可實(shí)現(xiàn)非現(xiàn)場(chǎng)檢查、遠(yuǎn)程檢查等，隨時(shí)監(jiān)督，提高管理效率。
5.節(jié)約成本，減少紙張和運(yùn)送費(fèi)用，而且比紙質(zhì)登記簿更環(huán)保。
6.容易保管，不易遺失和損壞，保密性強(qiáng)，安全性高。
7.便于查閱，一目了然，跨地跨時(shí)間段查閱還可減少往返檔案管理部門費(fèi)用。
計(jì)算機(jī)已經(jīng)普及到人們的學(xué)習(xí)、工作和生活中，以我行的研發(fā)實(shí)力，登記簿實(shí)行電子化完全具備相應(yīng)的條件。
