自2015年1月23日所轄機構證、照原件轉給辦公室管理后,幾乎天天要為各個部門提供相關證照的原件或復印件。各種檢查,一般先看原件,再提供復印件。
看似簡單一句話的事,不就是拿證給檢查組看看,沒什么大不了的。正確、規(guī)范的操作流程:一是檔案原件出庫須經(jīng)辦公室主任和分管辦公室工作的行領導批準;二是登記造冊;三是當天必須收回。其實,將原件交各個檢查組之后,當天不一定能收回,行內(nèi)借檔案的員工和我,天天都會問:“好了米,可以拿走了嗎?”擔心吊膽,擔心出差池,一不小心在哪個環(huán)節(jié)少收回來一本就麻煩了。如果不按規(guī)范、隨意操作的話:一是與行里有關規(guī)定相背;二是審計和辦公室內(nèi)部檢查過不了關;三是萬一有差池的話,無從查找。這些證照如同我們自家的戶口本、身份證一樣,一般不用,用的時候就不容有任何瑕癡,不可掉以輕心。
近幾天,接檢部門又連續(xù)需要借出所轄機構的所有證照,提供給相關檢查部門。金融機構代碼證、組織機構代碼證、營業(yè)執(zhí)照等,加起來有大幾十本,搬下去有一大筐。于是,建議請檢查組到檔案室查看原件,再向檢查組提供復印件。同時創(chuàng)新工作方法,將所有證、照分門別類,以電子表格形式登記造冊,注重核對登記證號,確保準確無誤。無論何種檢查,無非是核查證照號碼,確保規(guī)范經(jīng)營。
此舉雖然大大增加辦公室的工作量,但在實際工作中我們體會到:如果做好這項工作并隨時更新,于各種檢查、于檢查組、于行里接檢部門和人員,會更加便利、實用。簡單、枯燥的檔案管理,經(jīng)過“嚴實結合、有效溝通”,達到了“創(chuàng)新方法、服務全行”的目標。
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