從2009年4季度接手單證管理以來,經(jīng)過幾個(gè)月的工作實(shí)踐,發(fā)現(xiàn)單證管理并不是簡(jiǎn)單的勞動(dòng)作業(yè),而是一門科學(xué)。
單證管理既要細(xì)心,又要較強(qiáng)的工作責(zé)任心。幾百種一般單證的管理沒有較強(qiáng)的責(zé)任心,就會(huì)使各種單證雜亂無章,種類不清,數(shù)量不詳,計(jì)劃也就無從談起,找不到就采購,勢(shì)必造成浪費(fèi)。
單證管理得當(dāng),可以節(jié)約大量的經(jīng)費(fèi),減小浪費(fèi)。從年初對(duì)一般庫存物質(zhì)的清理來看,每年所做的計(jì)劃與實(shí)際情況相比,有較大的出入,大量的經(jīng)費(fèi)因憑證的作廢而浪費(fèi)。個(gè)別單證使用量較小,而采購量卻比較多,不可避免地造成了浪費(fèi)。且一般單證的更換也非常快,大量地采購某種單證,勢(shì)必會(huì)形成一定的庫存。因業(yè)務(wù)的發(fā)展,上級(jí)行決定不再使用該老式憑證,而采用一種新式憑證,那這些庫存憑證也就自然作廢,浪費(fèi)則不可避免。如果采購量不大,庫存不多,既使上級(jí)行決定不用,因庫存量少,造成的損失也因此而降到最低。
因此,單證管理需要從采購、入庫、領(lǐng)取等方面作一詳細(xì)的計(jì)劃,從各環(huán)節(jié)測(cè)算全年的需要量,并根據(jù)單證的使用情況按季進(jìn)行合理的計(jì)劃安排,使庫存降到到合理的范圍內(nèi),盡可能將損失減小到最小,這樣自然而然就形成了節(jié)約。
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